Tuesday, May 22, 2018 19:39

Mengelola Data Untuk Meningkatkan Kinerja Bisnis

Posted by on Thursday, March 14, 2013, 7:40
This news item was posted in ekonomi category and has 0 Comments so far.

Data, Master Data, dan Manajemen Documen

Mengelola data merupakan salah satu tantangan yang dihadapi organisasi sekarang ini. Perusahaan modern menghasilkan data setiap waktu dan menyimpannya dengan beberapa jenis metode penyimpanan. Oleh sebab itu pengelolaan data akan meningkatkan produktivitas perusahaan jika data yang dibutuhkan dapat dicari dengan cepat dan mudah.

Tujuan manajemen data adalah untuk menyediakan infrastruktur dan alat untuk mengubah data mentah menjadi informasi perusahaan yang dapat digunakan dengan kualitas terbaik. Data adalah aset informasi bagi organisasi.

Manajer dan pembuat keputusan lain memerlukan akses cepat yang benar, data yang komprehensif, dan konsisten di seluruh perusahaan jika ingin meningkatkan proses bisnis dan kinerja. Mereka membuat keputusan dan layanan pelanggan berdasarkan data yang tersedia.. Mereka mengandalkan data diambil dari gudang data, seperti database atau data warehouse. Database menyimpan data dalam format yang terorganisir sehingga dapat dikelola dan diambil. Data warehouse adalah jenis khusus dari database yang mengumpulkan data dari database transaksi sehingga dapat dianalisis.

Manajemen data adalah pendekatan terstruktur untuk menangkap, menyimpan, memproses, mengintegrasikan, mendistribusikan, mengamankan, dan pengarsipan data secara efektif di seluruh siklus kegiatannya. Siklus hidup menjelaskan cara data berjalan melalui sebuah organisasi, dari sejak muncul untuk mereka gunakan dalam mendukung solusi berdasar data, seperti manajemen rantai pasokan (SCM-Supply Chain Management), manajemen hubungan pelanggan (CRM-Customer Relationship Manajemen), dan perdagangan elektronik (EC-E Commerce). SCM, CRM, dan EC adalah aplikasi perusahaan yang memerlukan data seketika, mudah diakses, serta berfungsi dengan baik. Salah satu struktur dasar dari solusi bisnis ini adalah data warehouse.

Business Data Analytics

Tiga prinsip umum data yang menggambarkan pentingnya perspektif siklus hidup data dan menuntun pada keputusan investasi TI.

  1.   Prinsip nilai data yang semakin berkurang. Semakin baru data akan semakin berguna.
  2.   Prinsip 90/90 data yang digunakan. 90% data jarang diakses setelah 90 hari.
  3.   Prinsip data dalam konteks. Data harus berarti dan dapat digunakan.

Untuk  membuat data berarti bagi pengguna, digunakanlah visualisasi data atau alat untuk membantu pengambilan keputusan. Visualisasi data atau informasi  mengacu pada penyajian data dengan cara yang lebih cepat dan mudah bagi pengguna untuk memahami.

Master Manajemen Data (MDM) adalah proses di mana perusahaan mengintegrasikan data dari berbagai sumber atau aplikasi perusahaan untuk memberikan pandangan yang lebih terpadu dari data. Pada kenyataannya MDM tidak dapat membuat versi terpadu tunggal dari data karena membangun pandangan yang benar-benar terpadu dari semua master data sekali tidak mungkin.

Master entitas data adalah entitas utama dari sebuah perusahaan, seperti pelanggan, produk, pemasok, karyawan, dan aset. Setiap bagian organisasi memiliki kebutuhan data master yang berbeda.

Pasar Data (data mart)  adalah gudang data ukuran kecil yang digunakan bagi unit bisnis strategis (SBU) atau satu departemen.

Pengumpulan data adalah proses yang sangat kompleks yang dapat membuat masalah tentang kualitas data yang dikumpulkan. Oleh karena itu, terlepas dari bagaimana data dikumpulkan, mereka perlu divalidasi sehingga pengguna dapat mempercayai data tersebut.

Kualitas data adalah ukuran kegunaan data serta kualitas keputusan berdasarkan data. Lima dimensi kualitas data meliputi: akurasi, kemudahan akses, relevansi, ketepatan waktu, dan kelengkapan.

Mengamankan data  dari akses tidak sah dan dari penyalahgunaan oleh pihak yang berwenang adalah mahal dan sulit. Semua perusahaan membuat catatan usaha, yaitu dokumen yang mencatat transaksi bisnis seperti kontrak, penelitian dan pengembangan, dokumen akuntansi sumber, memo, pelanggan / klien komunikasi, dan menit pertemuan. Pengelolaan Dokumen adalah pengendalian otomatis atas dokumen elektronik dan gambar, halaman, spreadsheet, pesan suara dan e-mail,  dokumen pengolah kata, dan lain dokumen melalui siklus hidup mereka dalam sebuah organisasi, dari sejak timbulnya sampai akhir pengarsipan atau kehancuran.

Sistem manajemen dokumen (DMS) terdiri dari hardware dan software yang mengelola dan menyimpan dokumen elektronik dan juga mengkonversi dokumen kertas ke dalam e-dokumen dan kemudian memberi indeks dan menyimpannya sesuai dengan kebijakan perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan mungkin diperlukan oleh hukum untuk mempertahankan dokumen keuangan selama sedikitnya sepuluh  tahun, sedangkan e-mail tentang sementara pemasaran akan dipertahankan selama satu tahun dan kemudian dibuang. DMS memiliki kolom pertanyaan dan kemampuan pencarian sehingga dapat diidentifikasi dan diakses seperti data dalam database.

DMS dapat membantu bisnis untuk menjadi lebih efisien dan produktif dengan:

  • Perusahaan dapat  mengakses dan menggunakan konten yang terdapat dalam dokumen
  • Pemotongan biaya tenaga kerja oleh proses bisnis mengotomatisasi
  • Mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk mencari informasi kebutuhan bisnis untuk mendukung pengambilan keputusan
  • Meningkatkan keamanan konten, sehingga mengurangi resiko pencurian kekayaan intelektual
  • Meminimalkan biaya yang berkaitan dengan pencetakan, penyimpanan, dan mencari konten

 

File Manajemen Sistem

Sistem komputer pada dasarnya mengatur data ke dalam hirarki yang dimulai dengan bit dan hasil untuk byte, lapangan, catatan, dan database. Sedikit mewakili unit terkecil dari data komputer dapat memproses, yang bisa berupa 0 atau 1. Sekelompok delapan bit, yang disebut byte, mewakili satu karakter, yang dapat menjadi surat, angka, atau simbol. Karakter yang digabungkan untuk membentuk sebuah kata, kelompok kata, atau nomor lengkap merupakan sebuah field. Beberapa field yang saling terkait disebut record.  Diatas hirarki record yang saling terkait disebut file.  File-file yang saling terkait membentuk database.

database

Cara lain untuk berpikir tentang komponen database adalah bahwa record menggambarkan suatu entitas. Setiap karakteristik menggambarkan suatu entitas disebut atribut. (Sebuah atribut sesuai dengan field  di album.) Contoh atribut adalah nama pelanggan, nomor faktur, dan tanggal pesanan.

Catatan dapat diatur dalam beberapa cara pada suatu media penyimpanan. Pengaturan ini menentukan berapa catatan individu yang dapat diakses dan berapa lama untuk mengaksesnya. Dalam organisasi file sekuensial, yang merupakan cara file tersebut akan disusun dalam rekaman, catatan data harus diambil dalam urutan fisik yang sama di mana mereka disimpan. Pengoperasiannya mirip tape recorder. Dalam organisasi file langsung, atau organisasi file acak, catatan dapat diakses secara langsung terlepas dari lokasi mereka di dalam media penyimpanan. Seperti DVD.. Pita magnetik menggunakan organisasi file sekuensial, sedangkan disk magnetik menggunakan organisasi file langsung.

Tidak ada aplikasi-aplikasi yang menggunakan data tanpa intervensi. Jika pendekatan tanpa intervensi yang dilakukan akan menyebabkan beberapa hal sebagai berikut Kelebihan data, Data yang tidak konsistensi, Data yang jauh, Keamanan data, Kurangnya integritas data, dan Data konkurensi (tidak bersamaan).

 

Database dan Sistem Manajemen Database

Database adalah cara optimal untuk menyimpan dan mengakses data organisasi. Program manajemen database dapat menyediakan akses ke semua data, mengurangi banyak masalah yang terkait dengan lingkungan data.

Ada dua dasar jenis database: terpusat dan terdistribusi.

Database terpusat. Database terpusat menyimpan semua file yang terkait dalam satu lokasi fisik. Bagaimanapun, database terpusat, seperti semua sistem terpusat, rentan terhadap titik tunggal kegagalan. Artinya, ketika komputer database terpusat gagal berfungsi dengan benar, semua pengguna yang terpengaruh. Selain itu, ketika pengguna secara luas tersebar dan harus melakukan manipulasi data dari jarak yang jauh, mereka sering mengalami keterlambatan transmisi.

Distribusi Database. Database terdistribusi memiliki salinan lengkap dari database, atau bagian dari database. Ada dua jenis didistribusikan basis data:

  • Database direplikasi menyimpan salinan lengkap (replika) dari seluruh database di beberapa lokasi. Pengaturan ini menyediakan cadangan jika terjadi kegagalan atau masalah dengan database terpusat. Hal ini juga meningkatkan waktu respon karena itu bersifat lokal (lebih dekat) untuk pengguna.
  • Database dipartisi dibagi sehingga masing-masing lokasi memiliki sebagian dari seluruh database biasanya merupakan bagian yang memenuhi kebutuhan lokal pengguna. Database dipartisi memberikan kecepatan respon dari file lokal tanpa perlu meniru semua perubahan di beberapa lokasi. Satu keuntungan yang signifikan dari database dipartisi adalah bahwa data dalam file dapat dimasukkan lebih cepat dan terus lebih akurat oleh pengguna langsung bertanggung jawab untuk data.

Database Management System

Sebuah program yang menyediakan akses ke database dikenal sebagai sistem manajemen database (DBMS). DBMS memungkinkan sebuah organisasi untuk memusatkan data, mengelola secara efisien, dan menyediakan akses ke data yang disimpan oleh program aplikasi.

Fungsi data utama dilakukan oleh DBMS tercantum di bawah ini.

–          Data penyaringan dan profil. Kualitas data. Mengoreksi, standardisasi, dan memverifikasi integritas data
–          Sinkronisasi data. Mengintegrasikan, pencocokan, atau menghubungkan data dari sourch berbeda
–          Data pengayaan. Data Meningkatkan menggunakan informasi dari sumber data internal dan eksternal.
–          Data pemeliharaan. Memeriksa dan mengendalikan integritas data dari waktu ke waktu.

Data Warehouse, Data Mart, dan Pusat Data

Memiliki informasi lengkap sangat penting untuk proses ini. Data warehouse memungkinkan manajer dan pekerja pengetahuan untuk data yang memanfaatkan (menggunakan data untuk keuntungan) dari seluruh perusahaan, sehingga membantu mereka membuat keputusan yang cerdas.

Tipe gudang data memiliki sembilan karakteristik utama yaitu:

  1. Terorganisasi.
  2. Konsisten.
  3. Waktu varian.
  4. Nonvolatile.
  5. Relasional.
  6. Klien/server
  7. Web Based
  8. Integrasi
  9. Real time

Manajemen Konten Perusahaan

Empat kekuatan utama yang mendorong organisasi untuk mengadopsi pendekatan, tingkat strategi perusahaan untuk merencanakan dan menggunakan sistem konten:

  1. Meningkatnya Pertumbuhan konten yang dihasilkan oleh organisasi
  2. Kebutuhan untuk mengintegrasikan konten yang dalam proses bisnis.
  3. Kebutuhan untuk mendukung kecanggihan increaasing untuk akses konten bisnis pengguna dan interaksi.
  4. Kebutuhan untuk mempertahankan pemerintah dan kontrol atas konten untuk memastikan kepeatuhan terhadap peraturan dan kesiapan untuk penemuan hukum.

Sumber:
BAB 3: Mengelola Data Untuk Meningkatkan Kinerja Bisnis
Efraim Turban dan Linda Volonino. Information Technology for Management – Transforming Organizations in the Digital Economy. Seventh Edition. John Wiley & Sons. 2010

You can leave a response, or trackback from your own site.

No Responses to “Mengelola Data Untuk Meningkatkan Kinerja Bisnis”

Leave a Reply


A wordpress magazine theme design by Custom Theme Design.